期初面談とは
目標管理制度における期初面談は、従業員と上司が新しい期の目標を確認し、合意する重要なステップです。この面談を通じて、双方が明確な方向性を共有し、効果的な目標達成を目指すことができます。以下では、期初面談の意義と進め方について説明します。
期初面談の意義
- 目標の明確化: 従業員が達成すべき具体的な目標を確認し、業務の方向性を明確にします。
- 合意形成: 目標設定に対する上司と従業員の合意を得ることで、目標達成に向けたコミットメントを高めます。
- 期待値の共有: 上司の期待値を伝えると同時に、従業員の不安や疑問点を解消し、円滑なコミュニケーションを促進します。
- 動機付け: 従業員が自信を持って新しい期の業務に取り組むための動機付けを行います。
期初面談の進め方
準備
- 事前準備: 面談前に、前期の評価結果やフィードバックを確認し、現行の業務状況や課題を把握します。
- 目標案の作成: 従業員は自己評価を行い、達成したい目標案を準備します。上司も部門目標に基づいて個別の目標案を準備します。
面談の開始
- リラックスした雰囲気作り: 面談はオープンでリラックスした雰囲気で始めます。これにより、従業員が自由に意見を述べやすくなります。
- 前期の振り返り: まずは前期の振り返りから始めます。達成したこと、改善が必要な点を共有し、次期への課題と学びを確認します。
目標設定
- 目標の共有: 従業員が準備した目標案を共有し、上司が部門目標や会社のビジョンと照らし合わせながら具体的な目標を設定します。
- SMART原則の適用: 目標は「SMART原則」（Specific: 具体的、Measurable: 測定可能、Achievable: 達成可能、Relevant: 関連性、Time-bound: 時間制約）に基づいて設定します。
- 合意形成: 目標の内容に合意し、双方が納得する形で目標を確定します。
サポートとリソースの確認
- サポートの提供: 目標達成に必要なサポートやリソースを確認し、上司が提供できる支援を明示します。
- スキルアップ計画: 必要なスキルやトレーニングについても話し合い、従業員の成長を支援する計画を立てます。
コミュニケーションの確認
- 定期的なフォローアップ: 定期的な進捗確認の方法やタイミングを確認し、必要に応じて中間面談を予定します。
- フィードバックのルール: 継続的なフィードバックの方法を確認し、オープンなコミュニケーションを促進します。
まとめと次のステップ
- 要点のまとめ: 面談の要点をまとめ、確認します。必要なアクションアイテムを整理し、実行計画を立てます。
- フォローアップの計画: 次回のフォローアップ面談のスケジュールを確認し、継続的なサポートを約束します。
期初面談は、従業員と上司が共同で目標を設定し、次期の業務に向けた明確な方向性を共有するための重要な機会です。効果的な期初面談を実施することで、従業員のモチベーションを高め、組織全体のパフォーマンス向上につなげることができます。
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