就業規則の実際(5)~採用(2)~提出書類(2)

個人情報の取得には配慮が必要

個人情報の取得は、業務の目的の範囲内で収集、保管、使用しなければなりません。

また、厚生労働省は以下のような項目について、面接時に質問したり、情報を収集したりしないよう十分配慮するようにという行政指導をしています。

<本人に責任のない事項>

本籍・出生地に関すること
家族に関すること(職業、続柄、健康、地位、学歴、収入、資産など)
住宅状況に関すること(間取り、部屋数、住宅の種類、近郊の施設など)
生活環境に関すること(生い立ちなど)
<本来自由であるべき事項>

宗教に関すること
支持政党に関すること
人生観、生活信条に関すること
尊敬する人物に関すること
思想に関すること
労働組合・学生運動など社会運動に関すること
購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること
<その他>

身元調査などの実施
合理的・客観的に必要性が認められない採用選考時の健康診断の実施

 

その他のポイントは?

(1)学歴チェック
新卒の採用選考の際に、学校の「卒業見込証明書」を提出させる会社は少なくありません。 ところが、入社の段階で「卒業証明書」を出させない会社が意外とあります。

その場合、その人の最終学歴は、何をもって確かめるのでしょうか? 「当社は学歴不問採用だから」ということであれば、それでもいいのですが。
(であれば、「卒業見込証明書」も不要ですね)。

また、卒業できなかった学生の内定をどうするかは、会社の人事政策次第です。

・そのまま入社させる
・単位取得に差し支えのない範囲で会社に来てもらう。(学校は卒業させる)
・採用取り消しにする …

いろいろな方法があります。

最悪なのは、「そんなはずではなかった」というケース。
つまり、卒業したと思っていたら、実はそうではなかったという場合です。

そんなトラブルを避けるためにも、入社時に卒業証明書を提出させるのがいいですね。

(2)住民票記載事項証明書
今どき住民票を提出させている会社はないと思いますが…

現住所の把握は必要です。
そのため、この書類を出してもらいます。

 

必要書類の提出がなかったら

期限までに書類等の提出がなかったら、会社としてはどう対処すべきでしょうか?
これは実務上も困ることが多いですし、何より、入社の時点から会社の指示に従わないの ですから、厳正に対処すべきです。

必要書類を提出しないのは、労働者の義務違反として、適格性が疑われます。
就業規則にもその点を明示しておくのが望ましいですね。

 

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2018年12月23日